Adatvédelmi irányelvek

ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT  az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendeletével valamint Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseivel összhangban

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1./ A Szabályzat célja és hatálya

A Szabályzat célja az, hogy a Stílusházak 2008 Kft. – továbbiakban, mint cég – adatkezelő és adatfeldolgozó tevékenysége megfeleljen a fentebb említett jogszabályi rendelkezéseknek. E Szabályzat hatálya a cég, mint közös képviselői, társasházkezelői tevékenységet ellátó által a kezelt Társasházak tulajdonostársai személyes adatainak kezelésére terjed ki.

2./ fogalmak és magyarázatuk

személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

 nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált, funkcionális vagy földrajzi szempontok szerinti – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

A Társasház adatkezelője:

a Céggel megbízási jogviszonyban álló Társasházak

A Társasházak közös képviselője:

Stílusházak 2008 Kft. (6724 Szeged, Árva u. 4., képv.: Kovács Ákos ügyvezető)

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

a Társasház adatfeldolgozója:

Kovácsné Tóth Katalin és Kovács Ákos

címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

érintett: az adatkezelésben az az azonosított vagy azonosítható természetes személy, akinek az adatait kezelik (részletesen meghatározva: InfoTv. 3. §. 1. pont; Rendelet 4. cikk 1. pont).

II. AZ ADATKEZELÉS JOGI ALAPJA

1./ jogszabályi kötelezettségen alapuló adatkezelés

A Cégnek a társasházakról szóló törvény 22. § (5) bekezdése és a Szervezeti- és Működési Szabályzat alapján valamint a megbízási szerződések alapján a Társasházakról nyilvántartást kell vezetnie, amihez adatkezelési tevékenység kifejtése szükséges.

A jogszabályi kötelezettségen alapuló adatkezelés esetén a kezelhető adatok körére, az adatkezelés céljára, az adatok tárolásának időtartamára, a címzettekre, az alapul szolgáló jogszabály rendelkezései irányadók.

A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést jogszabály határozza meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ez esetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.

Az adatkezelés célja:

A Társasházaknak a társasházi törvényben előírt kötelezettségeinek teljesítése (pl.: közös költség elszámolás), adó- és számviteli kötelezettségeinek teljesítése.

Adatkezelés jogalapja:

  1. az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges [Rendelet 6. cikk 1) bek. c) pont],
  2. az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges [Rendelet 6. cikk 1) bek. f)]
  3. A kezelt adatokat a mindenkor hatályos társasházi törvény, általános forgalmi adóról szóló jogszabályok vonatkozó rendelkezése és a számvitelről szóló jogszabály vonatkozó rendelkezései határozzák meg.

Kezelt adatok különösen:

  1. név,
  2. születési név,
  3. születési év
  4. anyja neve,
  5. lakcím,

Adatkezelés időtartama az adatkezelésre okot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.

Adattovábbítás: a személyes adatokat megismerhetik a Társasházak adózási, könyvviteli, jogi feladatait ellátó adatfeldolgozói, a társasházi törvényben előírtak alapján a társasházi közösség, részükre az adatok továbbításra kerülnek.

2./ az érintett hozzájárulása alapján történő adatkezelés

Amennyiben a Cég hozzájáruláson alapuló adatkezelést kíván végezni, meg kell kérnie az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett egyéb olyan nyilatkozatot tesz, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.

A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.

Az adatkezelés célja: A Társasházi törvényben és az egyes megbízási szerződésekben rögzített feladatok teljesítése.

Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

Kezelt adatok különösen:

  1. születési idő
  2. telefonszám,
  3. e-mail cím, egyéb elektronikus elérhetőség,
  4. bankszámlaszám,
  5. adózási státusz,
  6. adóazonosító jel.

Adatkezelés időtartama az adatkezelésre okot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.

Adattovábbítás: a személyes adatokat megismerhetik a Társasházak adózási, könyvviteli, jogi feladatait ellátó adatfeldolgozói, a társasházi törvényben előírtak alapján a társasházi közösség, részükre az adatok továbbításra kerülnek.

III.  ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

A Cég valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv. érvényre juttatásához szükségesek. Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. A Cég az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van. Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

IV.   AZ ÉRINTETT JOGAI ÉS JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEI

1./ átlátható tájékoztatás, kommunikáció és az érintett joggyakorlásának elősegítése 

Az adatkezelőnek az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt és minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva kell nyújtania. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát. Az adatkezelőnek elő kell segítenie az érintett jogainak a gyakorlását. Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.

E határidő a Rendeletben írt feltételekkel további két hónappal meghosszabbítható. amelyről az érintettet tájékoztatni kell. Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, úgy késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül köteles tájékoztatni az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, élhet bírósági jogorvoslati jogával, és panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál. Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C. Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5 Telefon: +36 (1) 391-1400 Fax: +36 (1) 391-1410 E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu Honlap: http://www.naih.hu

Az adatkezelő az információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást és intézkedést díjmentesen biztosítja, azonban a Rendeletben írt esetekben díj számítható fel.

2./ előzetes tájékozódáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon.  Ennek keretében az érintettet tájékoztatni kell:

  1. az adatkezelő és képviselője kilétéről és elérhetőségeiről,
  2. a személyes adatok tervezett kezelésének céljáról, valamint az adatkezelés jogalapjáról,
  3. jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeiről,
  4. a személyes adatok címzettjeiről – akikkel a személyes adatot közlik -, illetve a címzettek kategóriáiról, ha van ilyen;

A tisztességes és átlátható adatkezelés biztosítsa érdekében az adatkezelőnek az érintettet a következő kiegészítő információkról kell tájékoztatnia:

  1. a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
  2. az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
  3. az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén arról, hogy a hozzájárulást bármely időpontban visszavonhatja, amely azonban nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
  4. a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
  5. arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;

Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról, és minden releváns kiegészítő információról.

3/. az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az előbbi 2-3. pontban írt kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk). Az adatkezelőnek az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére kell bocsátania. Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. 

4./ helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését is.

5./ törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha

  1. a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  2. az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  3. az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre,
  4. a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  5. a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  6. a személyes adatok gyűjtésére közvetlenül gyermeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

A törléshez való jog nem érvényesíthető, ha az adatkezelés szükséges, az adatkezelő jogszabályi valamint a megbízásával kapcsolatos feladatai ellátásához nélkülözhetetlen.

6./ az adatkezelés korlátozásához való jog

Az adatkezelés korlátozása esetén az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

  1. az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
  2. az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  3. az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  4. az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az érintettet előzetesen tájékoztatni kell.

7./ személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség

Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatja e címzettekről.

8./ tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak közérdeken, közfeladat végrehajtásán (6. cikk (1) e)), vagy jogos érdeken (6. cikk f)) alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű

jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. Ezen jogokra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni.

4.11.   Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelőnek indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatnia kell az érintettet az adatvédelmi incidensről.

V.     ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

1./ adatvédelmi incidens fogalma

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.) A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások.

2./ adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása

Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Cég feladata. Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.

  • ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

A Cég a neki megadott személyes adatokat nem köteles ellenőrzi. A megadott adatok megfelelőségéért kizárólag az azt megadó személy felel.

Bármely személy e-mail címének megadásakor egyben felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címről kizárólag ő vesz igénybe szolgáltatást. Egy megadott e-mail címen történt belépésekkel összefüggő mindennemű felelősség kizárólag azt terheli, aki az e-mail címet regisztrálta.

A jelen Adatkezelési Szabályzat a Céges okiratok elválaszthatatlan részét képezi és a mindenkori, a korábbi tulajdonostársak, bérlők és haszonélvezők, valamint az adatot bejelentő életvitelszerűen a társasházban tartózkodó személyes adataira, és annak kezelésére terjed ki.